- Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Documents de Ventes / Documents d'Achats/ Documents de Stock.
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la zone d'action ou par le menu contextuel.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence le type de document que vous souhaitez transférer.
Le fenêtre de transfert de document permet de choisir :
- la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements.
- le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou note de crédit.
- La facture peut être transférée en bon de retour et note de crédit.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés.
- Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
- Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
- l’intégralité des informations du document d'origine.
- en 1ère ligne la référence du document d'origine
Par exemple , suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1 ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2015."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré :
- pour une Commande : Pas de mouvement.
- Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
- pour un Bon de retour ou une Note de crédit : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré :
- pour une Commande : Pas de mouvement.
- Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
- pour un Bon de retour ou une Note de crédit: Mouvements de stock négatif.
Le transfert de certains documents nécessite un complément de saisie pour préciser les n° de série/lot à mouvementer.
Si une référence fournisseur est renseignée sur la ligne de l’article du document d’origine, celle-ci est reprise.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.